Cómo tener bajo control un depósito de medicamentos

Depósito Medicamentos Madrid

Contar con un depósito de medicamentos en centros sanitarios y sociosanitarios es importante para una gestión correcta de los fármacos y productos sanitarios que allí se deben almacenar, pero la tramitación y el control que requieren pueden ser muy complejos sin un asesoramiento adecuado, ya que suponen una gran responsabilidad ante las autoridades sanitarias.

Son muchas las preguntas que se hacen los profesionales de la farmacia al respecto: qué medicamentos pueden conservarse en dicho depósito, quién es el responsable de la calidad de los medicamentos, qué requerimientos legales deben cumplirse, cada cuánto tiempo deben revisarse, si se puede tener en la farmacia un stock para imprevistos… Y, sobre todo, qué beneficios aporta.

charla deposito medicamentos
Fernando Fernandez Deposito medicamentos

Ante tantas cuestiones, desde COFM Servicios 31 hemos realizado una charla, en nuestra “Aula de Formación”, en la que hemos aclarado todas estas dudas.

Rosalía Gozalo, vocal de Dermofarmacia y Dermocosmética del COFM, ha explicado que “hay que ser conscientes de la responsabilidad que estamos asumiendo con un depósito de medicamentos porque en ocasiones no se lleva el control necesario. No se trata únicamente de tener una autorización sanitaria y dejar unos medicamentos, sino que los farmacéuticos somos corresponsables con la clínica o centro donde se encuentra el depósito de medicamentos en todo momento. La labor no es sencilla y el desconocimiento puede jugar malas pasadas, ya que podemos cometer errores ajenos a nosotros por la no vigilancia extrema y por no llevar los registros necesarios”.

Requisitos legales

El Real Decreto 1277/2003, de 10 de octubre, es por el que se establecen las bases generales sobre autorización de centros, servicios y establecimientos sanitarios. Hay que conocerlo, entenderlo bien y tener claro con quién estamos tratando.

Como farmacéuticos, según la Ley de Ordenación y Atención Farmacéutica de Madrid, debemos tener claro que “los medicamentos no registrados en España no se pueden dispensar; tampoco envases clínicos ni de uso hospitalario, salvo a un centro sanitario o un hospital”, ha puntualizado Gozalo.

¿Quién solicita la autorización?

El centro sanitario es el que debe decir que quiere trabajar con la farmacia. No es la farmacia la que lo solicita a la Consejería de Sanidad.

El centro sociosanitario/clínica de estética/centro con unidad de cirugía mayor, etc. propone una oficina de farmacia vinculada.

Responsabilidad de la calidad de los medicamentos del depósito

Gozalo señala que existe siempre una corresponsabilidad, esto es, tanto el centro o clínica como la oficina de farmacia son responsables en todo momento. El farmacéutico revisará el depósito con la periodicidad necesaria, comprobando el cumplimiento de lo indicado en la memoria de gestión. “No podemos cerrar los ojos.  No hay que asustarse, pero hay que hacerlo muy bien”, matiza.

¿Dónde se sitúa el depósito de medicamentos?

El depósito de medicamentos debe estar dentro de las instalaciones del centro sociosanitario, clínica de estética o centro con unidad de cirugía mayor, etc. “Nunca dentro de la oficina de farmacia. Y tampoco se puede tener un stock en la misma. Por eso la gestión de los proveedores es tan importante”, puntualiza Gozalo, que enfatiza que “una vez que ya se ha llevado al depósito, éste no vuelve a la farmacia. No puede haber ni un solo medicamento del depósito en la farmacia”.

memoria gestion deposito medicamentos

Memoria de gestión

Por eso es muy importante tener definida una memoria de gestión del depósito de medicamentos que tiene que ser aprobada por la Consejería de Sanidad. “Es un procedimiento de trabajo donde se va a definir lo que se va a poner en común y donde ambas partes asumen su corresponsabilidad y todo queda registrado. Desarrollarla lleva su tiempo y hay que hacerla muy bien. Por eso es importante contar con asesoramiento profesional. Cuando tenemos una memoria de gestión de depósito de medicamentos bien cumplimentada podemos demostrar a quien haga falta que hemos hecho las cosas bien. Es un acuerdo validado que desarrollamos los farmacéuticos y firman ambas partes”.

Solicitud de autorización

Una de las preguntas más frecuentes alude a quién es el responsable de realizar la solicitud para que otorguen la autorización de establecer el depósito de medicamentos, a lo que Gozalo responde detalladamente que es el centro y no el farmacéutico el que solicita a la Consejería autorización para realizar un servicio sanitario integrado con las unidades que desean y poder realizar la instalación del depósito de medicamentos. “Cualquier cambio lo tenemos que comunicar a nuestra comunidad autónoma, adecuadamente, con su documentación clara antes de llevar a la Consejería”.

El caso especial de las residencias

Los centros sociosanitarios tienen unas pautas de actuación muy concretas desde el punto de vista de la asistencia farmacéutica. Fernando Fernández, farmacéutico experto en depósito de medicamentos en residencias, ha aclarado el procedimiento y los matices a tener en cuenta. Entre ellos, que “el servicio a los centros sociosanitarios debe prestarse por farmacéuticos comunitarios capacitados específicamente para prestar ese servicio. Una capacitación que se lleva a cabo mediante formaciones teóricas y prácticas en programas autorizados por los colegios profesionales y sociedades científicas”.

Asimismo, se deben llevar a cabo protocolos que garanticen el transporte de medicamentos, la periodicidad del suministro para patologías crónicas y disponibilidad inmediata para patologías agudas; la conservación y almacenamiento de los medicamentos (particularmente de los termolábiles), así como la custodia de los medicamentos (especialmente los psicótropos, estupefacientes y citotóxicos), la gestión de retiradas, devoluciones y caducidades, y la correcta gestión de los cambios de medicación en los pacientes crónicos. Y concluye que, para atender eficientemente una residencia sociosanitaria “es necesario que la farmacia vinculada proporcione, en tiempo adecuado, la asistencia farmacéutica, por lo que se hace deseable un horario ampliado de servicio e imprescindible el principio de proximidad”.

¿Qué incluyen lo servicios de COFM Servicios 31?

 

  • Asesoramiento para definir el procedimiento de actuación entre la farmacia vinculada y el centro.
  • Elaboración de una memoria de gestión y plantillas de los registros que tanto la oficina de farmacia como el centro deben cumplimentar para garantizar una adecuada trazabilidad.
  • Solicitud de autorización ante la Consejería de Sanidad.
  • Seguimiento de la solicitud y respuesta a los posibles requerimientos hasta el momento de la Autorización.