Nueva temporada en la farmacia… ¿Nuevo grupo de WhatsApp? Lo que debes saber para no incurrir en una infracción de protección de datos
Septiembre es el mes señalado en el calendario como el inicio de curso y, con él, el planteamiento de nuevas acciones y medidas en el trabajo. Entre esas iniciativas es importante hablar del WhatsApp, una herramienta que se utiliza con frecuencia en el entorno laboral creando grupos con los empleados. No obstante, no puedes crearlo sin más, es imprescindible conocer la normativa, ya que se puede incurrir en una infracción en materia de protección de datos personales.
Según la UOC, Universitat Oberta de Catalunya, se estima que actualmente se envían más de 100.000 millones de mensajes al día por WhatsApp, muchos de los cuales incumplen leyes como la de Protección de Datos o la de Propiedad Intelectual.
Miguel Ángel Lucas del Amo, abogado experto en adaptación al Reglamento Europeo de Protección de Datos en el sector farmacéutico y consultor del departamento de Protección de Datos de COFMS31, explica los requisitos que se deben cumplir y qué acciones son susceptibles de infracción.
Para empezar, a la hora de añadir a un participante en un grupo de mensajería instantánea profesional es imprescindible contar con un consentimiento previo. “Se requiere de un permiso expreso y específico para incorporar a los participantes en ese grupo y evitar posibles denuncias ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)”, explica Lucas del Amo. “Siempre recomendamos a nuestros clientes que hagan llegar y firmar un consentimiento a los empleados para añadirles a un grupo de mensajería instantánea, que redactamos para ellos, y en el que queda reflejado el uso que se le puede dar a esos datos, el periodo de conservación de los mismos y los derechos que tienen los usuarios”.
Entre ellos, Lucas del Amo destaca que, “por ejemplo, se hace constar que el participante podrá retirar el consentimiento en cualquier momento y ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición que prevé el reglamento comunicándolo al administrador del grupo mediante un mensaje privado”.
Asimismo, se puede guardar el histórico de conversaciones que sean necesarias mientras se pertenezca al grupo en cuestión y, “en el caso de que se expulse a un miembro del grupo, este deberá eliminar todas las conversaciones, excepto que se requiera conservarla por obligación legal o para legítima defensa del miembro expulsado”, matiza Lucas del Amo.
Hay que tener en cuenta que, aunque no es común en todos los sectores profesionales, en ocasiones, no todos los miembros del equipo se conocen, y crear un grupo de WhatsApp corporativo sin que sus miembros se lleguen a conocer, también puede suponer una infracción. ¿Por qué? Porque los perfiles de WhatsApp quedan expuestos ante el resto de los integrantes, vulnerando la confidencialidad de estos usuarios. Por ello, se recomienda ajustar la seguridad del perfil de WhatsApp a solo los contactos almacenados para evitar la visualización de foto de perfil, por ejemplo.
Enviar capturas de pantalla
Otra de las controvertidas prácticas es compartir capturas de pantalla de parte de una conversación. En este caso, la normativa se aplica tanto en lo que se refiere a los datos identificados (nombre, apellidos, DNI, número de teléfono…), como a los identificables, esto es, aquellos que permiten saber quién está detrás de la conversación. De esta forma, si en esa captura de pantalla que se envía al grupo aparece información o datos de terceros que puedan dañar su honor, se consideraría una vulneración de la normativa.
Los mismo ocurre cuando se trata de imágenes y vídeos, ya que, según la AEPD, la difusión de imágenes y vídeos sin el consentimiento de las personas afectadas se puede llegar a considerar una lesión al derecho al honor, a la intimidad o un delito de descubrimiento y revelación de secretos.
Ante cualquier duda que pueda surgir a este respecto, es preferible contar con el asesoramiento de profesionales que garanticen el cumplimiento con la normativa vigente en materia de protección de datos.
Departamento de Protección de Datos COFMS31
protección.datos@cofmservicios31.es
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