- WhatsApp con los pacientes de la farmacia: sí, pero cómo
Ya sabemos que WhatsApp es una herramienta que se utiliza con frecuencia en el entorno laboral creando grupos con los empleados. Te contamos lo que debes saber para no incurrir en una infracción de protección de datos.
Asimismo, son muchas las preguntas acerca de su posible uso con los pacientes. Fernando Benítez Rodríguez, abogado especialista en privacidad y responsable del departamento de Protección de Datos de COFMS31, da respuesta a algunas de las más importantes.
¿Es recomendable tener un teléfono móvil de la farmacia para tener WhatsApp con los pacientes?
- En la medida de lo posible, no se recomienda el uso de WhatsApp en las oficinas de farmacia debido a que se van a manejar datos personales de clientes y pacientes y, en algunos casos, datos de salud que tienen la consideración de categorías especiales de datos y requiere la aplicación de medidas de seguridad técnicas y organizativas reforzadas. En todo caso, se deberá utilizar Whatsapp Bussines, que es la versión habilitada para uso profesional de Whatsapp.
¿Puedo aceptar el teléfono de una paciente para incluirlo en ese teléfono y grabar el número?
- Si se va a almacenar el teléfono de una paciente en la agenda de contactos, se deberá solicitar el consentimiento expreso del paciente e informarle del tratamiento de los datos personales.
¿Debo antes darle documentación para que firme el consentimiento? ¿Qué ocurre si no lo hago?
- Se deberá informar al cliente / paciente respecto a la información relativa al tratamiento de sus datos personales en cumplimiento del artículo 13 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos o RGPD). Si tratamos datos de un cliente / paciente sin haberle informado previamente, se estaría incumpliendo la normativa vigente cometiéndose una infracción que tiene la consideración de “muy grave” conforme al artículo 83.5 b) del RGPD.
¿Debo borrar automáticamente si me envían fotos?
- No es aconsejable almacenar fotografías de clientes y pacientes puesto que no es necesario almacenar información más allá de la necesaria en cumplimiento del principio de minimización.
¿Puedo reenviar audios, fotos o conversaciones al chat corporativo de la farmacia para comentar con los compañeros?
- No es aconsejable reenviar este tipo de información debido a que se exige la confidencialidad de la información en relación con el cliente/paciente. Este tipo de grupos internos deben ir más enfocados a la gestión del trabajo, como, por ejemplo, informar que se va a llegar tarde o solicitar un cambio de turno. Cabe destacar en este sentido que, si el empleador ha creado un grupo para este tipo de comunicaciones internas, debe avisar previamente a todos los miembros. Estos han de poder aceptar o rechazar ser incluidos en dicho grupo libremente, sobre todo si hacen uso de sus teléfonos particulares. Además, los miembros del grupo podrán revocar el consentimiento y ejercer sus derechos en cualquier momento.
¿Puedo usar ese teléfono para enviar felicitación navideña a lista de contactos (pacientes) o promociones de la farmacia?
- Solo si se ha solicitado expresamente el consentimiento para realizar este tipo de envíos o comunicaciones.
¿Puedo publicar en el estado del WhatsApp de ese teléfono promociones de la farmacia?
- No, la publicidad comercial o promociones en la oficina de farmacia esta limitada a supuestos muy concretos y los estados de WhatsApp no es el medio idóneo para ello.
¿Debo tener ese teléfono registrado en algún sitio? Es decir, ¿debe ser el teléfono que aparezca en internet?
- No existe un requisito o exigencia de registrar el número de teléfono profesional de la oficina de farmacia, si bien, es recomendable que se encuentre publicado en la página web de la oficina de farmacia a efectos de que se tenga como número de referencia de contacto.
¿Ese teléfono debe quedar siempre dentro de la farmacia?
- El dispositivo puede salir de la oficina de farmacia si previamente tiene unos parámetros de seguridad configurado, como es el uso de PIN o sistema de desbloqueo robusto, de tal forma que, en el caso de que dicho dispositivo sea sustraído o se nos pierda, no pueda tener acceso cualquiera de manera indiscriminada.
Ante cualquier duda que pueda surgir a este respecto te ayudamos a garantizar el cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos.
Departamento de Protección de Datos COFMS31
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