Desde que comenzó a extenderse el uso de WhatsApp en entornos laborales, son muchas las consultas que surgen, tanto por parte de los empleados, como de los empleadores.
En artículos anteriores ya destacamos los puntos clave a tener en cuenta para no incurrir en una infracción de protección de datos cuando se trata del uso de aplicaciones de mensajería instantánea para uso profesional.
Sin embargo, noticias relacionadas con este aspecto por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), han vuelto a despertar incertidumbre, por lo que desde COFMS31 aclaramos aspectos a tener en cuenta ante la creación y uso de grupos de WhatsApp en el entorno laboral con fines de comunicación y gestión de las tareas cotidianas.
La noticia en cuestión hace referencia a la resolución de la AEPD ante una denuncia en la que exponía que el contrato de trabajo sería suficiente para dar base legal a la inclusión de trabajadores en un grupo de WhatsApp creado con fines laborales, aunque no hubiera habido consentimiento previo. Esta resolución surgía a raíz de una queja interpuesta por un empleado de una pequeña empresa de mensajería.
Y, aunque la entidad destaca que la resolución de un expediente concreto no implica que la Agencia asuma un criterio general, Fernando Benítez Rodríguez, abogado especialista en privacidad y responsable del departamento de Protección de Datos de COFMS31, aclara que ‘para incluir a empleados en un grupo de WhatsApp, en primer lugar este debe ser expresamente creado con la finalidad de organizar las tareas y el desarrollo de trabajo, y para llevar a cabo esta función, será requisito indispensable que los empelados firmen un consentimiento expreso y por escrito’. Otra cuestión es destacar es que dicho grupo debe ser creado a través deWhatsApp Business, la versión de Whatsapp habilitada para empresas.
La información del perfil del WhatsApp
Hay que tener en cuenta que, aunque no es común en todos los sectores profesionales, hay veces en las que no todos los miembros del equipo se conocen, y crear un grupo de WhatsApp corporativo sin que sus miembros se lleguen a conocer, también puede suponer una infracción, al quedar expuestos los perfiles de esta red ante el resto de integrantes, vulnerando la confidencialidad.
La recomendación desde el departamento de Protección de Datos de COFMS31 es ajustar siempre la seguridad del perfil de WhatsApp a solo los contactos almacenados para evitar la visualización de foto de perfil.
Desconexión del WhatsApp de trabajo
En caso de que todos los integrantes tengan a bien el uso de esta aplicación, desde la AEPD destacan que no se debe olvidar el derecho a la desconexión digital, con independencia de que el teléfono móvil al que se escriba sea ‘corporativo o particular’, siempre y cuando el uso del teléfono móvil particular con fines profesionales se encuentre regulado a través de una política BYOD (Bring Your Own Device por sus siglas en inglés, y que hace referencia a la política empresarial que consiste en que los empleados utilicen sus dispositivos personales para acceder a recursos de la empresa ).
Desde COFMS31 ponemos a disposición de nuestros clientes un modelo de consentimiento para facilitar a los empleados para que lo firmen en caso de crear un grupo de mensajería instantánea a través de WhatsApp para fines laborales.
